FUNZIONE E NATURA DEL VERBALE ALL'ESITO DEL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE EX D.LGS 28/2010

(Studio del Consiglio Nazionale del Notariato n. 2/2023 del 28/09/2023)

Lo Studio del Consiglio Nazionale del Notariato n. 2/2023 del 28/09/2023 approfondisce la funzione ed il ruolo del verbale di mediazione alla luce delle modifiche apportate dal D.lgs 10/10/2022 n. 149.

La mediazione-conciliazione è un istituto che, introdotto con il D.lgs n. 28/2010, è probabilmente uno dei più riusciti strumenti tra quelli appartenenti al novero delle ADR (acronimo inglese che sta per Alternative Dispute Resolution), ossia ai mezzi alternativi al processo per risolvere una controversia tra privati.

L’elemento principale dell’istituto della Mediazione è il verbale con cui si conclude la procedura e la sua caratterizzazione dal principio della cosiddetta libertà di forme: il che significa che la procedura può svolgersi senza particolari formalismi o atti scritti e quindi può ben essere svolta per lo più verbalmente, senza forma scritta. E significa anche che gli atti scritti eventualmente posti in essere nell’ambito della procedura di mediazione non sono soggetti ad imposta di bollo. Il principio di mediazione trova però un limite, l’unico, nel verbale. La Riforma Cartabia stabilisce che il verbale debba essere redatto dal mediatore “senza indugio”. Secondo il Consiglio Nazionale del Notariato, ciò significa che il verbale (sia per la mediazione in presenza che per quella in via telematica) dovrà essere redatto immediatamente alla fine della procedura (diversamente si cadrebbe in contraddizione con il principio di celerità della procedura).

Va precisato che il verbale nativo digitale (all’esito della mediazione in via telematica) deve essere firmato con firma digitale o firma elettronica qualificata; mentre il verbale che non sia nativo digitale può essere firmato oltre che in modo analogico anche con le firme sopra ricordate, cui si aggiunge la firma elettronica avanzata o semplice.

Nel merito, il verbale è il resoconto di quel che è successo durante l’incontro di mediazione. Autore del verbale è il mediatore. La legge Cartabia ribadisce e rafforza l’obbligo di riservatezza che grava su tutti i partecipanti alla mediazione. Le notizie ed i fatti che si svolgono durante la procedura non possono essere riferite a terzi o all’esterno.

Per quanto attiene il valore che ha il verbale di mediazione, va chiarito che esso non costituisce un atto pubblico. Il mediatore autentica le firme delle parti intervenute ma, non essendo un pubblico ufficiale, non ha il potere di attribuire pubblica fede ad un documento, bensì consegue solo l’effetto di garantire la riconducibilità della firma al soggetto che l’ha apposta. L’autenticazione del mediatore, quindi, è da considerare come una testimonianza “privilegiata” e qualificata del fatto che quella firma è stata apposta da quel soggetto. Ma il verbale sottoscritto dal mediatore non fa piena prova, fino a querela di falso, di quanto è in esso riportato come sarebbe per il verbale redatto dal notaio o dal cancelliere del tribunale.

La firma sul verbale deve essere apposta da tutti coloro che hanno preso parte alla procedura. Lo studio analizza l’ipotesi in cui una delle parti si rifiuti di firmare il verbale conclusivo positivo, pur avendo aderito alla mediazione e portato avanti i negoziati. In tal caso, il verbale sarà sottoscritto da tutti coloro che lo vorranno ed il mediatore indicherà nel verbale la circostanza verificatasi. In tale ipotesi, il verbale negativo e potrà essere liberamente apprezzato dal giudice nell’eventuale giudizio successivo.

Sempre in tema di firma del verbale da parte dei soggetti che hanno partecipato alla procedura, la legge Cartabia ha ristretta la possibilità di conferire procura a rappresentanti volontari; ammessi solo per fatti eccezionali e solo a persone informate dei fatti di causa. Anche questa previsione  è volta a favorire la celerità della procedura.

Durante la procedura di mediazione si possono presentare tre tipologie di verbale: il verbale negativo, il verbale interlocutorio ed il verbale positivo che riporta l’accordo di mediazione.

Sul verbale interlocutorio vi sono poche osservazioni da fare. In teoria questo tipo di verbale dovrebbe trovare poco spazio. Una novità della riforma Cartabia, ben sottolineata dallo Studio del CNN, è che, a differenza del passato, il mediatore al primo incontro non deve più limitarsi a spiegare alle parti il proprio ruolo e la funzione della mediazione ma deve tentare di comporre subito la lite (sempre al fine di accelerare la risoluzione delle questioni). Quindi, anche al primo incontro, il mediatore deve attivarsi subito per cercare di conciliare le parti e indurle a trovare una soluzione, giungendo così alla redazione di un verbale positivo o negativo. Poco spazio, dunque, è lasciato alla ipotesi di verbale interlocutorio; prevedibile nelle ipotesi in cui, nonostante gli sforzi del mediatore, potrebbe essere necessario che le parti si aggiornino ad un successivo incontro (ad esempio per la ravvisata necessità di convocare o sentire il parere di esperti, consulenti o tecnici, la cui presenza nel giudizio di mediazione è oggi ammessa allo scopo di consentire alle parti di conciliare anche su questioni che si caratterizzano per particolari tecnicismi o in presenza di peculiari profili tecnici, la cui conoscenza e disamina non può essere affidata solo alle parti e ai loro avvocati.

Il verbale negativo sarà redatto quando non sarà raggiunto l’accordo. Nel verbale il mediatore potrà riportare una proposta conciliativa e soprattutto potrà riferire se il comportamento delle parti sia stato o no collaborativo e leale. Il verbale negativo soddisferà la condizione di procedibilità in giudizio ed il suo contenuto sarà tenuto in considerazione dal giudice secondo il suo libero apprezzamento.

In tutti gli altri casi la procedura di mediazione si conclude con un verbale positivo il quale ha valore, quando le parti sono assistite da avvocati che hanno anch’essi sottoscritto il verbale, di titolo esecutivo né più né meno di quello di una sentenza passata in giudicato.  Il verbale positivo di mediazione contiene l’accordo di mediazione. Su questo aspetto la riforma Cartabia ha apportato una modifica lessicale che, ritiene lo Studio del CNN, non ha implicato modifiche sostanziali: nella precedente formulazione della norma (art. 28 del D.lgs n. 28/2010) si leggeva “verbale di mediazione”, oggi -invece- che al verbale “è allegato il testo” dell’accordo di mediazione.

Sul verbale positivo, sull’accordo di mediazione, sulla rispettiva natura giuridica e sui relativi rapporti lo Studio del CNN si sofferma con particolare attenzione.

Il primo punto messo in luce è la distinzione logica e giuridica che sussiste tra verbale ed accordo.

Il verbale, come detto, è il resoconto che il mediatore scrive di quel che è successo nel procedimento. L’accordo è invece l’intesa che hanno raggiunto le parti per porre fine alla controversia. È un atto di diritto privato, che intercorre fra le parti e che nella maggior parte dei casi sarà una transazione, con la quale le parti si sono fatte reciproche concessioni.

Il verbale e l’accordo rimangono concettualmente distinti; tanto che il rapporto tra verbale ed accordo si può atteggiare in queste tre modalità:

In tutti e tre i casi, l’accordo è e resta un negozio di diritto privato che vincola le parti come un qualsiasi negozio giuridico che le parti potrebbero aver stipulato anche senza l’intervento del mediatore (n.d.a.: in realtà non è sempre così: nel caso di riconoscimento della usucapione di beni immobili, solo se si passa attraverso la procedura di mediazione sarà possibile che il verbale veda l’intervento notarile. In altri termini, la procedura di mediazione ha quella natura para processuale che permette di addivenire alla stipula di un atto (notarile) che altrimenti il notaio non potrebbe ricevere.

Da ultimo, lo Studio del CNN ricorda che il verbale positivo riceve particolari benefici da parte del legislatore: esso ha efficacia esecutiva (se hanno partecipato gli avvocati) ed è prevista l’esenzione dal pagamento di ogni imposta, spese l’imposta di registro, fino ad un valore di euro 100.000,00.

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