L'ASSEGNO BANCARIO

L'ASSEGNO BANCARIO QUALE TITOLO DI CREDITO ESECUTIVO

L'assegno bancario è un titolo di credito esecutivo, che contiene un ordine di pagamento del traente al trattario per pagare una somma di denaro determinata ad un beneficiario o ad un portatore nel caso in cui l'assegno sia libero e sia stato girato ad altri.
Chi emette un assegno viene definito "traente".
Il "trattario" è la banca presso la quale il traente ha il conto corrente sul quale viene emesso l'assegno.
Il "beneficiario" o "prenditore" è colui al quale deve essere pagato l'assegno, una volta identificato dalla banca.
Un assegno può essere intestato a un beneficiario determinato (assegno "all'ordine") oppure lo spazio dedicato al beneficiario può non essere riempito (assegno "in bianco").
Di fatto, è consigliabile intestare sempre un assegno per evitare che, in caso di smarrimento o furto, possa essere incassato da persone diverse. La banca è comunque tenuta ad identificare il portatore dell'assegno.
Il beneficiario può anche essere lo stesso traente, scrivendo ad esempio il proprio nome e cognome, oppure "a me stesso", o "a me medesimo", o "m.m." e firmando sul retro l'assegno per girata.
Per come anticipato, l'assegno, si dice titolo di credito esecutivo, perché chi è in possesso di un assegno non pagato può direttamente inviare al debitore atto di precetto e quindi iniziare la procedura esecutiva, senza necessariamente passare dalla fase dell'ingiunzione più lunga e costosa.
Quando viene emesso un assegno, i fondi devono essere disponibili prima di averlo firmato, quando non viene pagato per mancanza di fondi, oltre ad essere elevato il protesto, che viene trascritto nel Bollettino Informatico dei Protesti, se non si dà prova autentica del pagamento dello stesso entro 60 giorni si viene iscritti nella Centrale d'Allarme Interbancaria, per un periodo di 120 giorni.
L'assegno può essere sbarrato, questo vuol significare che non può essere incassato direttamente presso la banca emittente, ma può essere girato tutte le volte che si vuole.
Allo scopo di limitare i danni derivanti dallo smarrimento o dalla sottrazione di assegni, la legge ha previsto alcune clausole che possono limitarne la circolazione.
La più comune è la clausola "non trasferibile" che consente solo al beneficiario di incassare l'importo dell'assegno.
La clausola "non trasferibile" è obbligatoria per i trasferimenti superiori a 12.500,00 Euro per come disposto dalla legge n.197 del 1991.

GLI ELEMENTI NECESSARI DI UN ASSEGNO

IL PROTESTO

L'ASSEGNO CIRCOLARE

L'assegno circolare viene emesso dalla banca per somme che sono già disponibili presso la banca stessa al momento dell'emissione. É pagabile "a vista" e non può essere emesso senza il nome del beneficiario.
Deve contenere:

- la denominazione di assegno circolare;

- la promessa da parte della banca di pagare al momento della presentazione di una somma determinata;

- il nome del beneficiario (non può essere emesso "al portatore");

- la data e il luogo di emissione;

- la sottoscrizione della banca emittente.

Per richiedere un assegno circolare non è necessario che il richiedente abbia un rapporto di conto corrente con la banca emittente.
La banca esegue il pagamento al beneficiario che deve presentare l'assegno all'incasso entro 30 giorni dalla data di emissione.

IL TERMINE DI PRESENTAZIONE DELL'ASSEGNO BANCARIO QUALE PRESUPPOSTO INDEFETTIBILE PER SOLLEVARE IL PROTESTO.
L'AZIONE DI REGRESSO E L'AZIONE CAUSALE

L'assegno bancario è pagabile a vista e deve essere presentato alla banca trattaria per il pagamento entro termini assai brevi e cioè 8 giorni (se è pagabile nello stesso Comune; cd. "assegno su piazza"), 15 giorni (se pagabile in un Comune diverso; cd. "assegno fuori piazza"), 20 giorni (se è pagabile in un Paese diverso ma nello stesso continente di emissione), 60 giorni (se Paese di altro continente).

La scadenza del termine non impedisce la presentazione dell'assegno al pagamento.

Tuttavia, l'art. 35 Legge Assegno (Legge 1736/33) attribuisce al traente (colui che ha emesso l'assegno) di disporre la revoca dell'ordine di pagamento dopo la scadenza del termine di presentazione; prima della scadenza, invece, la banca è libera di pagare o meno, restando esonerata da qualsiasi responsabilità nei confronti sia del traente che del portatore del titolo.

Tale facoltà di disporre la revoca dell'ordine di pagamento (con la quale la banca è liberata/impedita dall'effettuare il pagamento e neppure si potrà procedere al protesto dell'assegno in quanto oltrepassati i termini di presentazione all'incasso) discende dalla esigenza di permettere al traente - superato un certo lasso di tempo - di poter liberamente disporre della provvista sul conto.

Si anticipa, in particolare, che l'emissione di un assegno senza provvista è illecito amministrativo ed i detti termini servono a delimitare (in favore del traente) il periodo in cui la provvista medesima deve rimanere necessariamente integra.
La revoca dall'ordine di pagamento dovrà essere ovviamente manifestata alla banca in modo che non sia contestabile e pertanto in forma scritta.

Va, poi, evidenziato che la presentazione tempestiva del titolo senza aver ottenuto il pagamento è condizione di procedibilità dell'azione di regresso verso i giranti e i loro avallanti (art. 45, primo comma, L.A.), consentendo così al debitore escusso di agire cartolarmente verso i precedenti obbligati.

L'azione di regresso verso il traente può essere esercitata anche se l'assegno "non sia stato presentato tempestivamente o non sia stato fatto il protesto o la constatazione equivalente" (art. 45, co. 2, L.A.), non avendo il traente - a sua volta - azione di regresso verso alcuno.

Così, testualmente, l'art.45 L.A. "Il portatore può esercitare il regresso contro i giranti, il traente e gli altri obbligati se l'assegno bancario, presentato in tempo utile, non è pagato, purché il rifiuto del pagamento sia constatato: 1) con atto autentico (protesto) , oppure: 2) con dichiarazione del trattario scritta sull'assegno bancario con l'indicazione del luogo e del giorno della presentazione, oppure: 3) con dichiarazione di una stanza di compensazione datata e attestante che l'assegno bancario le è stato trasmesso in tempo utile e non è stato pagato. Il portatore mantiene i suoi diritti contro il traente, sebbene l'assegno bancario non sia stato presentato tempestivamente o non sia stato fatto il protesto o la constatazione equivalente. Se, dopo decorso il termine di presentazione, la disponibilità della somma sia venuta a mancare per fatto del trattario, il portatore perde tali diritti in tutto o limitatamente alla parte della somma che sia venuta a mancare" (va, in proposito, precisato che il protesto è un atto formale, effettuato da un pubblico ufficiale (notaio, ufficiale giudiziario o segretario comunale), con cui si dichiara la mancanza del pagamento. Questo atto serve per ottenere il pagamento dell'assegno dai giranti. Nei casi di assegni senza girate il protesto non è necessario).

Il portatore può chiedere in via di regresso: 1) l'ammontare dell'assegno bancario non pagato; 2) gli interessi al tasso legale dal giorno della presentazione; 3) le spese per il protesto o la constatazione equivalente, quelle per gli avvisi dati e le altre spese.

Il regresso del portatore contro i giranti, il traente e gli altri obbligati si prescrive in sei mesi dallo spirare del termine di presentazione. Le azioni di regresso tra i diversi obbligati al pagamento dell'assegno bancario gli uni contro gli altri si prescrivono in sei mesi a decorrere dal giorno in cui l'obbligato ha pagato l'assegno bancario o dal giorno in cui l'azione di regresso è stata promossa contro di lui (art.75 L.A.).

Trascorso tale termine è sempre possibile l'azione causale, che è l'azione derivante dal rapporto fondamentale che ha dato causa all'emissione dell'assegno, soggetta ai termini di prescrizione propri del rapporto obbligatorio sottostante.

L'ASSEGNO SENZA PROVVISTA E L'ASSEGNO SENZA AUTORIZZAZIONE.
LA DISCIPLINA SANZIONATORIA

Il decreto legislativo 30 dicembre 1999, n. 507 ha radicalmente cambiato la legge in materia di assegni, che aveva già subito una riforma alcuni anni prima (legge 15 dicembre 1990, n. 386).

Al titolo V è stata introdotta la "Riforma della disciplina sanzionatoria relativa agli assegni bancari e postali".

Con riguardo all'emissione di assegni senza provvista, si applica la sanzione amministrativa consistente nel pagamento di una somma cha va da 516,45 a 6197,48 euro a seconda che l'assegno emesso sia inferiore o superiore a 10.329,00 euro; la sanzione amministrativa accessoria consistente nell'interdizione dall'esercizio di attività professionale o imprenditoriale, nell'interdizione dall'esercizio degli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese e infine la revoca delle autorizzazioni che si traduce nel divieto, della durata di sei mesi, di stipulare convenzioni di assegno con il traente e di pagare gli assegni tratti dal medesimo dopo l'iscrizione nell'archivio, anche se emessi nei limiti della provvista.

Per quanto attiene all'emissione di assegni senza autorizzazione va rilevato che le sanzioni sono sostanzialmente le stesse con un inasprimento del 100% della sanzione amministrativa che può arrivare quindi fino a 12.395,00 euro.

Per completezza si ricorda che ricorre l'ipotesi di assegno privo di autorizzazione in caso di emissione di titolo quando: a) il conto è stato chiuso precedentemente all'emissione; b) il conto è stato acceso in assenza di convenzione di assegni; c) il titolo è stato revocato prima dell'emissione; d) vi è stata una revoca aziendale all'emissione; e) è stato ricevuto un preavviso di revoca per assegno emesso precedentemente a quello in esame; f) assegno emesso su conto intestato ad altro soggetto o altre motivazioni che non giustifichino l'emissione di un assegno.

In entrambi i casi il soggetto traente viene diffidato alla CAI.

Si rammenta, in proposito, che sono appunto due le fattispecie che possono generare l'iniziativa da parte del sistema bancario per la registrazione negli archivi CAI:
1) emissione di assegno senza autorizzazione;
2) emissione di assegno senza provvista:

Nel caso in cui, inviato il preavviso di revoca, l'assegno non venga pagato nel termine di 60 giorni dalla data di scadenza di presentazione del titolo (concretamente: 60+8 = 68 giorni dalla data di emissione per gli assegni su piazza, 60+15 = 75 giorni dalla data di emissione per gli assegni fuori piazza), la banca iscriverà il nominativo alla CAI.

La presentazione al pagamento presso la banca trattaria fuori dai termini degli 8 e 15 giorni, non consente di ravvisare gli estremi di emissione senza provvista, e quindi non fa sorgere in capo alla banca trattaria gli obblighi della disciplina sanzionatoria.

Va sottolineato che il pagamento, entro il termine dei 60 giorni, può essere effettuato:

• nelle mani del portatore
• del titolo;
• presso il pubblico ufficiale che ha levato il protesto;
• presso la Banca trattaria.

IL PREAVVISO DI REVOCA

Per come anticipato, il preavviso di revoca è previsto per la sola ipotesi di emissione di assegno senza provvista. Tale comunicazione è volta a rendere edotto il traente delle conseguenze derivanti dalla sua eventuale iscrizione in archivio (revoca di sistema e sanzioni amministrative) nonché della possibilità di evitarle attraverso il cosiddetto pagamento tardivo.

In altri termini, il trattario è tenuto a comunicare al traente che, alla scadenza del termine di 60 giorni previsto per il pagamento tardivo, ed in mancanza di prova idonea a confortare il sopravvenuto adempimento, il suo nominativo verrà iscritto nell'archivio informatizzato CAI e che, a partire dalla stessa data, gli sarà altresì revocata ogni autorizzazione ad emettere assegni.

Nel preavviso di revoca il trattario sarà tenuto, inoltre, ad indicare la data dell'eventuale iscrizione in archivio (articolo 4, comma 5, reg. Banca d'Italia) invitando il traente a restituire "tutti i moduli di assegno in suo possesso alle banche e agli uffici postali che li hanno rilasciati".

Di fatto, il "preavviso di revoca" viene inviato sia nel caso di assegno consegnato per il protesto, sia nel caso di assegni non protestabili.

Quanto alla forma, tale comunicazione deve avvenire mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento.

Il preavviso di revoca dovrà essere inviato presso il cosiddetto "Domicilio eletto", ossia l'indirizzo stabilito dal traente, indicato all'atto della conclusione della convenzione di assegno, entro 10 giorni dalla presentazione, anche in via telematica, dell'assegno al pagamento.

Qualora venga constatata l'impossibilità di eseguire la menzionata comunicazione presso il domicilio del traente, la normativa precisa che essa deve considerarsi come avvenuta.

I PROFILI DI RESPONSABILITA' DELLA BANCA

L'articolo 35 del D.lgs. n. 507/1999, nel riformulare l'articolo 10 della legge n. 386/1990, prevede che il trattario sia obbligato in solido con il traente a pagare gli assegni emessi da quest'ultimo quando:

• ometta o ritardi l'iscrizione nell'archivio ai sensi dell'articolo 10-bis della legge citata;
• autorizzi il rilascio di moduli di assegni in favore di un soggetto il cui nominativo risulti iscritto nell'archivio, ovvero provveda al conferimento di una nuova autorizzazione prima della scadenza del termine semestrale dall'iscrizione del nominativo in archivio.

La previsione in commento limita la responsabilità della banca ad un importo pari a 20 milioni di lire (oggi euro 10329,14) per ogni titolo.
Come può agevolmente evincersi, l'obbligazione solidale del trattario ricorre in presenza di due tipologie di condotta:

• una di carattere omissivo, ossia l'omessa o ritardata iscrizione nell'archivio;
• l'altra di natura commissiva, ossia l'autorizzazione al rilascio di moduli di assegni oppure conferimento di una nuova autorizzazione a favore di un soggetto revocato.

Conseguentemente, il portatore del titolo, sulla base dei principi generali che disciplinano le obbligazioni solidali passive, potrà rivalersi indifferentemente nei confronti del traente o del trattario.

LA COMUNICAZIONE AL PREFETTO

Nell'ipotesi di assegni senza autorizzazione o senza provvista il pubblico ufficiale che abbia levato il protesto, oppure la banca trattaria nel caso in cui non sia stato levato protesto, sono tenuti a trasmettere al Prefetto territorialmente competente una apposita comunicazione per l'applicazione delle sanzioni amministrative.

Più precisamente, il nuovo articolo 8-bis della legge n. 386/1990, introdotto dall'articolo 33 del D.lgs. n. 507/1999, stabilisce che, nei casi di emissione di assegni senza autorizzazione, si procede a far levare il protesto o ad effettuare la constatazione equivalente, e pertanto, spetta al pubblico ufficiale inviare il rapporto di accertamento della violazione al Prefetto.

Tuttavia, nei casi in cui non sia stato levato il protesto o non sia stata effettuata la constatazione equivalente in quanto, ad esempio, l'assegno è pervenuto fuori dei termini per il protesto, le banche, nel caso in cui l'assegno sia comunque sanzionabile, sono tenute ad informare direttamente il Prefetto.

La segnalazione, in questa fattispecie, deve essere effettuata immediatamente.
Nell'ipotesi in cui siano stati emessi assegni senza provvista, la banca provvede a comunicare il mancato pagamento al pubblico ufficiale perché questo levi il protesto oppure effettui la constatazione equivalente. Di conseguenza, compete al pubblico ufficiale, decorso infruttuosamente il termine di 60 giorni dalla data di scadenza del termine di presentazione del titolo, trasmettere il rapporto di accertamento della violazione al Prefetto del luogo di pagamento dell'assegno.

Tuttavia, nel caso in cui non venga levato il protesto - ad esempio perché sul titolo è stata apposta la clausola "senza spese" o "senza protesto", o non sia stata effettuata la constatazione equivalente - incombe sulla banca il dovere di informare il Prefetto, decorso inutilmente il termine di 60 giorni entro i quali è consentito effettuare il pagamento tardivo.

Attese le difficoltà riscontrate nella prima fase di applicazione della normativa recata dal D.lgs. n. 507/1999 in relazione alla disomogeneità dei dati che la comunicazione in parola doveva riportare, il Ministero dell'interno, con circolare M/6326/58 del 20 novembre 2001, ha divulgato un modello standard per rendere uniforme il contenuto dell'informativa e la relativa comunicazione da trasmettere al Prefetto.

LA CAI - CENTRALE ALLARMI INTERBANCARIA

A partire dal 4 giugno 2002 la circolazione dell'assegno bancario è diventata più sicura, grazie alla entrata in funzione della Centrale d'Allarme Interbancaria, un archivio informatizzato in cui vengono registrati i nominativi di tutti coloro che hanno emesso assegni senza autorizzazione o senza provvista.
La CAI, realizzata sulla base dell'analogo archivio già da tempo esistente in Francia, nasce per elevare il grado di sicurezza e l'efficienza del sistema di circolazione dell'assegno.
Non sempre infatti gli assegni vengono accettati volentieri come strumenti di pagamento, proprio per il timore che non vengano pagati. L'esistenza di una banca dati, unica a livello nazionale e consultabile da tutte le banche, consente ora di disporre di un efficace "filtro" per escludere dal sistema dei pagamenti i soggetti e i titoli a rischio.
Più specificamente, il d.lgs. 30 dicembre 1999 n. 507 in materia di depenalizzazione dei reati minori e riforma del sistema sanzionatorio, ha previsto l'istituzione di un archivio informatizzato (Centrale Allarme Interbancaria) presso la Banca d'Italia, degli assegni bancari e postali e delle carte di pagamento irregolari.
L'obiettivo è, essenzialmente, quello di elevare il grado di affidabilità degli strumenti di pagamento mediante la rilevazione delle informazioni relative alle revoche dell'autorizzazione ad emettere assegni, che in passato venivano gestite unicamente dalle banche trattarie, nonché relative alle carte di pagamento ed agli assegni sottratti e/o smarriti.

I DATI INSERITI NELL'ARCHIVIO CAI

Nell'archivio CAI vengono inseriti i seguenti dati: le generalità dei traenti degli assegni bancari o postali emessi senza autorizzazione o senza provvista dopo il 4 giugno 2002, nonché gli assegni non restituiti alle banche e agli uffici postali dopo la revoca dell'autorizzazione; le sanzioni amministrative pecuniarie e accessorie applicate per l'emissione di assegni bancari e postali senza autorizzazione o senza provvista, nonché le sanzioni penali e connessi divieti applicati per l'inosservanza degli obblighi imposti a titolo di sanzione amministrativa accessoria; le generalità del soggetto al quale è stata revocata l'autorizzazione all'utilizzo di carte di pagamento; le carte di pagamento per le quali sia stata revocata l'autorizzazione all'utilizzo; gli assegni bancari e postali e le carte di pagamento di cui sia stato denunciato il furto o lo smarrimento.
Con riguardo ai soggetti che devono obbligatoriamente essere segnalati nell'archivio informatico, questi si dividono in tre differenti categorie: (a) coloro che hanno emesso assegni in assenza di fondi necessari; (b) coloro ai quali sia stata revocata l'autorizzazione all'utilizzo di carte di pagamento; (c) coloro che abbiano emesso assegni senza la necessaria autorizzazione della banca trattaria.
A quest'ultima categoria sono riconducibili diverse ipotesi tra le quali quella relativa ad assegno emesso in data posteriore a quella di iscrizione in archivio effettuata dal trattario, ad assegno emesso dal correntista in data posteriore a quella di recesso della banca, o del correntista medesimo, dalla convenzione d'assegno, o ancora ad assegno recante una firma di traenza per rappresentanza di soggetto non autorizzato dal correntista, o, ancora, ad assegno emesso da soggetto che sia stato dichiarato fallito.
L'emissione di assegni in assenza di autorizzazione ovvero in assenza di fondi, è punita con sanzione amministrativa che prevede il pagamento di una somma di denaro ai sensi degli articoli 1 e 2 legge n.386/1990.
Nel caso di assegno senza autorizzazione, l'iscrizione nell'archivio informatizzato è effettuata entro il ventesimo giorno dalla presentazione al pagamento del titolo, mentre nella diversa ipotesi di assegno in difetto di provvista (totale o parziale) l'iscrizione è eseguita dopo che siano trascorsi sessanta giorni dalla scadenza del termine di presentazione del titolo ed il medesimo non sia stato pagato.

LE CONSEGUENZE DELL'ISCRIZIONE NELL'ARCHIVIO CAI

L'iscrizione nell'archivio CAI determina la revoca di ogni autorizzazione ad emettere assegni per un periodo di sei mesi dalla segnalazione del nominativo. Durante tale lasso di tempo è vietato a qualunque banca o ufficio postale di stipulare nuove convenzioni di assegno con il traente e di pagare i titoli tratti dal medesimo dopo l'iscrizione in archivio, anche se emessi nei limiti di provvista.
La segnalazione per mancato pagamento di assegno senza provvista deve necessariamente essere preceduta da un preavviso di revoca del trattario, il quale comunica che alla scadenza di sessanta giorni dal termine di presentazione del titolo senza che questo sia stato pagato, il nominativo del traente sarà iscritto nell'archivio con contestuale revoca di ogni autorizzazione ad emettere assegni. Alla scadenza del medesimo termine di sessanta giorni ed in assenza di pagamento, il traente dovrà inoltre restituire tutti i moduli di assegno in suo possesso alle banche ed agli uffici postali che li abbiano rilasciati.
La comunicazione - che generalmente deve avvenire mediante telegramma o lettera raccomandata - è effettuata entro il decimo giorno dalla presentazione al pagamento del titolo.
L'iscrizione del nominativo del traente nell'archivio informatico può avere luogo solo dopo che siano decorsi almeno dieci giorni dalla data di ricevimento della comunicazione. L'eventuale omissione del preavviso di revoca rende responsabile il trattario, il quale è obbligato a pagare gli assegni emessi dal traente dopo che sia decorso il termine entro il quale deve essere effettuata la comunicazione e fino al giorno successivo alla medesima, anche se manca o è insufficiente la provvista.
La responsabilità del trattario è, poi, prevista anche nell'ipotesi in cui questi ometta o ritardi l'iscrizione nell'archivio, ovvero autorizzi il rilascio di moduli di assegni in favore di persona il cui nominativo risulti soggetto ad iscrizione.
In detta ipotesi, il trattario è obbligato in solido con il traente a pagare gli assegni emessi dallo stesso traente nel periodo in cui avrebbe dovuto operare la revoca, anche se manca o è insufficiente la provvista.
Alla luce di tutte le considerazioni svolte, ne discende che all'atto della richiesta del libretto di assegni deve sempre essere obbligatoriamente effettuata una apposita ricerca nell'archivio CAI per verificare se il soggetto richiedente sia stato segnalato e come tale impedito all'emissione degli assegni.
L'art. 125 del R.D. 21 dicembre 1933 n. 1736 dispone poi che il dipendente responsabile che consegna moduli di assegno bancario o postale a persona interdetta, in base ai dati dell'archivio, dall'emissione di assegni o soggetta a revoca delle autorizzazioni, è punito, salvo che il fatto costituisca più grave reato, con la reclusione fino ad un anno.
Per contro, l'art. 124 del citato regio decreto stabilisce che il richiedente all'atto del rilascio di moduli di assegno bancario o postale, deve dichiarare al trattario di non essere in alcun modo interdetto dall'emissione di assegni. Nel caso in cui dichiari il falso è punito, qualora vengano rilasciati uno o più moduli di assegno, con la reclusione da sei mesi a due anni.

L'ENTE GESTORE DELL'ARCHIVIO CAI E LA RICHIESTA DI INFORMAZIONI

Ai sensi dell'art.10 bis della legge n. 386/90 (introdotto dal d.lgs. n. 507/99) la Banca d'Italia, quale titolare del trattamento dei dati, può avvalersi di un ente esterno per la gestione dell'archivio, la quale è difatti stata concessa in esclusiva, con provvedimento Banca d'Italia 15 marzo 2002, alla Società Interbancaria per l'Automazione (S.I.A.) - CedBorsa SpA, che è tenuta a presentare annualmente una relazione sull'attività svolta.
L'archivio è costituito dalla sezione centrale presso la Banca d'Italia e dalle sezioni remote presso le banche, gli uffici postali, gli intermediari finanziari emittenti carte di pagamento e le prefetture.
I dati relativi all'iscrizione sono trasmessi alla sezione centrale dell'archivio dalle banche, dagli uffici postali, dagli intermediari finanziari, dai prefetti e dall'autorità giudiziaria (sezioni remote). Tali soggetti sono tenuti ad assicurare l'esattezza e la completezza dei dati trasmessi all'archivio e a provvedere tempestivamente alle cancellazioni e alle rettifiche dei dati errati.
L'ente al quale è affidata la gestione dell'archivio verifica la completezza dei dati trasmessi e qualora risultino incompleti li rinvia, respingendo la segnalazione, al soggetto che li ha trasmessi, il quale, effettuati i necessari controlli, li ritrasmette con le rettifiche e le integrazioni, richiedendo quindi una nuova segnalazione.
Successivamente alla trasmissione dei dati all'ente responsabile ed alla verifica della loro esattezza, avviene l'iscrizione nell'archivio centrale.
L'ente che cura la gestione dell'archivio trasmette giornalmente, per via telematica, i dati ricevuti alle banche, agli uffici postali, agli intermediari finanziari vigilati emittenti carte di pagamento e alle prefetture, in modo che questi siano sempre informati sulle segnalazioni realizzate.
Il soggetto interessato - anche tramite persona delegata - ha diritto ad accedere all'archivio per ottenere notizia dell'esistenza del contenuto di informazioni che lo riguardano nonché per richiedere la loro eventuale rettifica, nell'ipotesi in cui siano venuti a mancare i presupposti della segnalazione.
Ed ancora.
Ai sensi del disposto di cui all'art.10 bis legge n. 386/90 anche alle banche, agli intermediari finanziari ed agli uffici postali è consentito l'accesso alle informazioni contenute nell'archivio per le finalità previste dalla legge e per quelle connesse alla verifica della corretta utilizzazione degli assegni e delle carte di pagamento.
L'autorità giudiziaria inoltre ha accesso diretto alle informazioni contenute nell'archivio, per lo svolgimento delle proprie funzioni.
L'accesso alle informazioni può avvenire tramite il Sistema Bancario, le Poste Italiane, o l'Ente Titolare.
La Banca d'Italia, o comunque l'ente responsabile, dispone la cancellazione e la rettifica dei dati dell'archivio solo su iniziativa dell'ente che ha originato la relativa segnalazione, ovvero in attuazione di provvedimenti dell'autorità giudiziaria o del Garante per la protezione dei dati personali. Pertanto il soggetto segnalato potrà chiedere la rettifica della segnalazione, pur sempre qualora difettino i presupposti che ne giustifichino la persistenza, all'ente segnalante, il quale comunicherà alla Banca d'Italia la necessità di provvedere alla rettifica.